Oggi è sempre più importante valutare un cambio di paradigma nell’uso degli strumenti di comunicazione all’interno dell’ente allo scopo di aumentare l’efficenza, ridurre la complessità per gli utenti e risparmiare sul budget. Se fino a qualche anno fa i server di posta elettronica avevano come unico scopo quello di spedire un messaggio da un utente all’altro attraverso client locali installati sui singoli PC, oggi le cose sono decisamente diverse.
InnovazionePA maggio-giugno 2014
Nuovi paradigmi…
Oggi, lo strumento di collaborazione dell’ente deve rispondere a nuove esigenze. Innanzitutto deve essere uno strumento pronto per la fruizione continua, ovvero deve dare la possibilità all’utente di usare il solo browser web per accedere a tutte le funzionalità della suite da qualsiasi device, PC, Smartphone, tablet, non necessariamente di proprietà dell’ente e soprattutto da qualsiasi luogo.
Inoltre è fondamentale che sia presente un evoluto sistema di rubriche e calendari che consenta ad interi gruppi di coordinare e condividere le proprie attività.
E’ sempre più richiesta la presenza di un sistema di comunicazione veloce, un istant messaging, o chat , che consenta agli utenti di rimanere tra di loro in contatto e potersi scambiare rapide informazioni in modo destrutturato molto più velocemente della classica e-mail.
Ma soprattuto è fondamentale che il sistema sia concepito e specializzato per gestire tutti questi elementi in funzione di logiche di collaborazione, è quindi fondamentale che si possano condividere calendari con i propri gruppi di lavoro o con la propria segretaria piuttosto che poter gestire rubriche di contatti per ufficio o a livello di intero ente. Il concetto stesso di casella di posta deve essere superato in funzione di una più alta concezione di condivisione che deve consentire di lavorare con identità multiple, con identità di ufficio in modo condiviso ma sempre mantenendo la visione di insieme sui processi condivisi e la scelta di operare come individuo o come gruppo.
In ultimo un moderno sistema di collaborazione e messaggistica deve garantire la sicurezza assoluta dei dati contenuti, in quanto sempre più centrali nei processi di ogni ente.
Per questo è fondamentale avere un sistema di backup e ripristino che consenta di avere un backup continuo in tempo reale, superando la vecchia concezione del backup giornaliero che espone ad una perdita di dati di molte ore,e che spesso blocca il sistema o l’account durante l’operazione di salvataggio, oggi non più tollerabile. Nonchè un flessibile ed efficiente sistema di ripristino che consenta in pochi secondi di restituire direttamente all’utente , nel sui account gli oggetti che ha erroneamente eliminato.
…e fattori strategici
Ad oggi i sistemi che rispondono a queste esigenze sono vari, ma tra questi è necessario effettuare una valutazione ponendo l’attenzione anche a punti strategici come la diffusione della soluzione e la sua compliance con le normative vigenti.
Analizzando la diffusione delle soluzioni vediamo come i primi tre posti nella classifica della diffusione mondiale siano occupati rispettivamente da Microsoft Exchange (con poco meno di 200milioni di caselle), Lotus Domino (con circa 150milioni di caselle) e Zimbra Network (la versione Proprietaria, a sorgente chiuso, e a licenza di Zimbra con circa 100 milioni di caselle).
Se invece della versione proprietaria di Zimbra valutiamo la versione OpenSource, a codice sorgente aperto e gratuita , vediamo che la sua diffusione di circa 480milioni di caselle
A differenza degli altri competitor inoltre questa soluzione garantisce la piena compatibilità normativa in merito di standard aperti e codice sorgente aperto oltre ad essere quella economicamente più vantaggiosa.
Al fine di rendere la scelta di Zimbra OpenSource anche quella tecnicamente più evoluta, rimanendo la più vantaggiosa economicamente, possiamo fare ricorso a ZeXtars Suite, una estensione commerciale che potenzia Zimbra con il miglior backup continuo ed in tempo reale esistente, la più avanzata implementazione ActiveSync per connettere qualsiasi device, un sistema evoluto di chat integrata nell’interfaccia utente, la gestione avanzata Multistorage con compressione ed una potentissima gestione multitenancy.
Paolo Storti – @PaoloStorti
